Otter.ai se actualizó para iOS y presentó nuevas herramientas que hacen que pase de ser una solución de transcripción a convertirse en un centro de productividad laboral. Sam Liang, cofundador y director ejecutivo de Otter.ai, me contó un poco sobre los planes de la empresa.
Otter quiere que el trabajo a distancia sea significativo
Sabemos que la pandemia aceleró la adopción de prácticas laborales remotas e híbridas. Si bien esta era una dirección visible antes de la COVID-19, la necesidad de mantener la distancia significaba que incluso los jefes más negligentes tenían que apoyar el trabajo desde casa (WFH), al menos por un tiempo.
Por supuesto, es cierto que algunas de estas libertades ganadas con tanto esfuerzo se han erosionado en algunos lugares de trabajo últimamente, pero el trabajo remoto e híbrido ha tenido una aceptación más amplia que nunca. Incluso Apple, aunque a regañadientes, parece haber aceptado que el personal no necesita estar en la oficina todos los días de la semana.
Un estudio reciente de Topia afirma que el 94 % de los empleados piensan que deberían poder trabajar desde cualquier lugar, siempre y cuando hagan su trabajo. Con el 34% de los trabajadores dispuestos a renunciar este año si no obtienen la flexibilidad que necesitan, es solo cuestión de tiempo antes de que los empleadores realmente adopten estos nuevos flujos de trabajo. Resulta que la mayoría de las empresas están dirigidas por humanos y necesitan ser escuchados.
Quizás inevitablemente, el trabajo remoto provocó un gran cambio hacia las reuniones virtuales e híbridas. Otter afirma que más de 500 millones de personas asisten a tales reuniones diariamente. La compañía ha visto un aumento del 400 % en la cantidad de actas de reuniones que transcribió año tras año, de 3 mil millones de minutos a 12 mil millones en los últimos 12 meses.
Si bien cambiar la forma en que trabajamos representa un cambio cultural que hace que algunos líderes empresariales se sientan incómodos, también brinda ventajas reales a las empresas inteligentes dispuestas a participar en la tendencia.
A donde vas
Liang explica:
“Antes de la pandemia, las normas tradicionales de cómo se llevaban a cabo las reuniones y cómo se manejaban los negocios no siempre aprovechaban las habilidades de todos y no fomentaban la colaboración”, dijo.
“Vivíamos en un mundo extrovertido donde las reuniones estaban dominadas por personas que podían escuchar y procesar información, no preocuparse por las distracciones y les gustaba hablar. Este tipo de comunicación no solo era exclusiva y carente de accesibilidad para muchos profesionales, sino que impedía mucha productividad y colaboración valiosas”.
El trabajo remoto cambió esta dinámica. Creó un entorno un poco más equitativo en el que los introvertidos obtuvieron una mejor oportunidad de ser escuchados. Y herramientas como Otter están brindando beneficios adicionales, como la accesibilidad. Los empleados con problemas de audición pueden unirse a una reunión y usar la transcripción en tiempo real de Otter para seguir la conversación en tiempo real.
“En este nuevo mundo de trabajo híbrido, más empresas están habilitando nuevas modalidades, reuniones, casos de uso, lo que inherentemente impulsa nuevas herramientas en el mundo que permiten a las empresas aprovechar más todo su talento y fomentar la colaboración”, me dijo el CEO de Otter.
¿El impacto? Muchas mejoras en el equilibrio entre el trabajo y la vida que brindan a los empleados la flexibilidad que necesitan para hacer su trabajo tanto dentro como fuera de la oficina, de forma asincrónica, cuando y donde necesitan estar, con la adición de una mayor productividad para hacer el pastel.
Ese es el contexto, entonces, ¿qué hay de nuevo en Otter.ai?
Las nuevas herramientas de Otter.ai
El nuevo Otter.ai presenta una serie de herramientas útiles para ayudar a aumentar la comunicación mediante el uso de la tecnología y ofrece herramientas que pueden optimizar esas reuniones para usted.
La característica Home Feed & Calendar, por ejemplo, actúa como un repositorio central de información sobre sus reuniones, lo que facilita el acceso a las conversaciones, los puntos destacados de las conversaciones y cualquier elemento de acción etiquetado.
Si conecta su calendario, también verá las próximas reuniones programadas y podrá invitar a Otter Assistant a unirse, capturar y compartir notas de la reunión. También puede pedirle al asistente que asista y capture una reunión en su nombre si no puede asistir.
Meeting Gems es otra herramienta útil. Estos se pueden generar directamente desde su reunión resaltando fragmentos dentro de las notas. Puede usarlos durante la reunión para marcar rápidamente elementos de acción o decisiones y luego asignar, comentar o consultar esos elementos.
Por qué esto importa
Creo que la mayoría de la gente puede recordar cuando las reuniones en persona se convirtieron en algo así como enormes icebergs en el lugar de trabajo que se cernían sobre su agenda. Sabrías que no importa lo ocupado que estuvieras, durante todo el período de esa reunión no harías nada. Te sentarías en una sala de reuniones con tus equipos para escuchar las voces más dominantes (y las raras y a menudo ignoradas) y, si tienes suerte, alguien podría recordar tomar notas.
Las reuniones mal gestionadas se convierten en una colosal pérdida de tiempo. Este tipo de etiqueta en las reuniones se vio obligada a cambiar con la llegada de la pandemia. Los trabajadores no solo descubrieron rápidamente que tomar notas era increíblemente importante para que hubiera alguna posibilidad de que las reuniones fueran efectivas, sino que los proveedores de software de colaboración pronto vieron la necesidad de integrarse con otras soluciones para que el tiempo de reunión fuera productivo. Zoom Marketplace (donde Otter también está disponible) es una ilustración de cómo esa empresa reconoció esto.
Liang dijo que la misión principal de Otter es hacer que la comunicación sea productiva. Dado que la raíz de la solución es la IA, explicó: “Una forma de hacerlo es convertir las conversaciones de voz en información procesable automatizada”, dijo.
Para tener una idea del enfoque que está adoptando la empresa de Liang, señaló los contornos automáticos, otra nueva herramienta actualmente en versión beta con usuarios comerciales. Es una solución simple pero increíblemente útil para crear automáticamente un resumen de la reunión, “para que usted y sus colegas puedan acceder fácilmente a un resumen de lo que se discutió”.
¿La puntuación final?
Nadie realmente necesita volver a salir de una reunión sin notas, y ni siquiera necesita estar en una reunión para obtener información sobre lo que sucedió.
En mi opinión, la confluencia constante de todas estas tecnologías significa que las reuniones remotas pronto serán más efectivas que las interacciones en persona, porque la tecnología ha evolucionado para aumentar la comunicación en la reunión con herramientas para respaldar la realización de la intención.
Cuanto cuesta
No todas las funciones nuevas están disponibles para todos los usuarios. Otter ofrece cuatro niveles de precios, el servicio básico gratuito, Pro ($ 8,33 por mes), Business ($ 20 por mes) y un nivel Enterprise, que se negocia con grandes clientes. De las nuevas funciones, los usuarios básicos pueden acceder a Meeting Gems.
